Věcná část > Dokumentace a vyhodnocení

Povodňová kniha je pracovní deník, který vedou povodňové orgány, další účastníci ochrany před povodněmi a subjekty, které mají tuto povinnost zakotvenou ve svých povodňových plánech. Zapisují se do ní zejména:

•doslovné znění přijatých zpráv s uvedením odesílatele, způsobu a doby převzetí;

•doslovné znění odeslaných zpráv s uvedením jejich pramene, způsobu a doby

odeslání,

•datum a čas vyhlášení nebo odvolání SPA;

•datum a čas převzetí řízení ochrany před povodněmi povodňovým orgánem vyššího stupně;

•datum a čas ukončení řízení ochrany před povodněmi povodňovým orgánem vyššího stupně;

•doslovné znění příkazů povodňového orgánu;

•popis provedených opatření;

•výsledky povodňových prohlídek.

Každá zpráva se zaznamenává následujícím způsobem:

•Telefonické zprávy (fonogramy) se zapisují do Záznamníku přijatých a odeslaných zpráv v Povodňové knize, také se mohou telefonické zprávy nahrát na diktafon a později přepsat buď ručně do Záznamníku přijatých a odeslaných zpráv nebo na počítači, zprávě se přidělí Evidenční číslo, které se napíše do pravého horního rohu zprávy, dále od koho byla přijata, kdy byla přijata, její zápis, komu, kdy a jakým způsobem předána.

•U zpráv, které jsou již v tištěné formě, např. fax (z faxových zpráv se musí provést kopie na kopírce, pokud je fax vytištěn na termopapíru), nebo jiná písemnost, fotografie, mapy, kopie novinových článků apod. se přidělí Evidenční číslo ze Záznamníku přijatých a odeslaných zpráv (do Záznamníku se uvedou pouze údaje kdy a od koho zpráva přišla, komu a jak byla předána, dále stručný název zprávy a obsah), zpráva se tímto číslem označí a uloží do Desek pro ukládání dokumentů, jedná se o desky s rychlovazačem.

•Zprávy na CD, DVD, disketách, magnetofonových páskách a videokazety se evidují jako ostatní zprávy podle předchozího bodu.

•U zpráv došlých elektronickou poštou - zprávě se přidělí evidenční číslo ze Záznamníku přijatých a odeslaných zpráv (do Záznamníku se uvedou pouze údaje kdy a od koho zpráva přišla, komu a jak byla předána, dále stručný název zprávy a její obsah), zpráva se tímto číslem označí a uloží do Desek pro ukládání dokumentů, jedná se o desky s rychlovazačem – „šanon“. Před uložením do desek je nutné zprávu vytisknout včetně všech příloh, zprávu i přílohy v dolním rohu parafovat (parafu provede osoba, která e-mail vytiskla, tato osoba zároveň v dolním rohu provede očíslování stran zprávy ve formátu: příslušná strana/celkový počet stran).

Zápisy do povodňové knihy ručně zapisují dle došlých zpráv zapisovatelky, nebo určený člen PK. Členové PK předávají zapisovatelkám průběžně (co nejdříve) zprávy pro zápis do povodňové knihy jedním z těchto způsobů: ústně, osobním předáním, telefonicky nebo elektronickou poštou s tím, že pokud nedojde doručenka, musí si odesilatel ověřit, že zpráva zapisovatelce došla. Všechny zprávy od členů PK musí mít náležitosti podle vzoru pro zápis do povodňové knihy.